Mairies, communautés de communes, établissements scolaires, hôpitaux, centres administratifs…
La destruction de documents en collectivité est un sujet à la fois réglementaire, organisationnel et opérationnel. Pourtant, dans la pratique, de nombreuses structures publiques continuent de commettre les mêmes erreurs, avec des conséquences directes sur la sécurité des données, la conformité RGPD et la continuité du service.

Cet article fait le point sur les erreurs les plus fréquentes en mairie et collectivité, et surtout sur les solutions concrètes et durables à mettre en place.

Pourquoi la destruction des documents est un enjeu critique en collectivité

Contrairement aux entreprises privées, les collectivités manipulent :

• des données personnelles sensibles (état civil, dossiers sociaux, scolaires, médicaux),
• des documents administratifs à durée de conservation réglementée,
• des volumes importants, répartis sur plusieurs services.

Une mauvaise organisation de la destruction expose la collectivité à :

• des fuites de données,
• des sanctions RGPD,
• une perte de confiance des administrés,
• une surcharge de travail pour les agents.

Erreur n°1 : centraliser toute la destruction une ou deux fois par an

C’est l’erreur la plus courante en mairie : attendre la “grande destruction annuelle” des archives papier.

Pourquoi c’est un problème

• Accumulation massive de documents sensibles
• Risque élevé de perte ou de consultation non autorisée
• Charge de travail brutale pour les services
• Tentation de jeter sans détruire faute de temps

La solution