Qu’est-ce qu’une donnée de santé ? 

Tout d’abord, commençons par redéfinir ce qu’est une donnée de santé, pourquoi sont-elles particulièrement sensibles et les conséquences de leur particularité ? 

Définition : dans le règlement du RGPD, l’article 4-15 explique que : « les données à caractère personnel relatives à la santé physique ou mentale d'une personne physique, y compris la prestation de services de soins de santé, qui révèlent des informations sur l'état de santé de cette personne »

Pourquoi la destruction des données médicales est-elle cruciale ? 

Conformité légale : 

• Règlementation : en fonction du pays, différentes lois existent comme le HIPAA aux États-Unis ou encore le RGPD en Europe. Le Règlement Général sur la Protection des Données impose des exigences strictes sur la manière dont les données médicales doivent être stockées et éliminées, le cas échéant des sanctions sévères peuvent être appliquées.

• Période de conservation : la période de conservation de ces données varie en fonction des pays, par exemple le RGPD ne spécifie aucune période de conservation exacte pour les données médicales, mais en France, étant membre de cette loi, exige que les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 20 ans à partir du dernier passage du patient dans un établissement de santé. Aux États-Unis, la loi stipule une durée de 6 ans par exemple. 

Confidentialité des données : 

• Informations sensibles : les dossiers médiaux contiennent des données à caractère sensible ainsi que personnelle tel que des antécédents médicaux, des diagnostics, les traitements et même parfois des informations financières sur le patient. La gestion de ces données est donc indispensable sous peine de conséquence grave telle que l’usurpation d’identité médicale qui est en plein essor.

• Vie privée : le respect de celle-ci est un droit fondamental. Tout patient s’attend à ce que leurs informations médicales soient traitées avec le plus grand soin. Tout type de fuite d’information peut entrainer une perte de confiance envers le système de santé et/ou de lourde sanction pour l’infrastructure n’ayant pris aucune précaution sur le traitement de ces données. 

Quel type de destructeur pour détruire des données de santé ? 

Pour être en conformité avec le RGPD ou toute réglementation autre, il est important d’utiliser un destructeur de documents qui offre un niveau de sécurité suffisant pour empêcher la récupération des informations. Voici quelques points à considérer lors du choix d’un destructeur de documents pour les données de santé : 

Niveau de sécurité : 

• Coupe en particules : ce type de coupe permet une reconstruction du document détruit presque impossible, ils sont généralement classés du niveau de sécurité de P-4 à P-7 selon la norme DIN 66399 qui évalue la taille et la forme des particules. À savoir que pour des dossiers patients classiques, un niveau de sécurité P4 sera amplement suffisant.

• Certification : optez pour un modèle de destructeur de papier qui est certifié pour garantir le niveau de sécurité nécessaire pour la destruction de ces données sensibles.

Capacité et vitesse :

• Volume de feuille : assurez-vous que le destructeur peut avaler un nombre conséquent de feuilles par passage ou optez pour un destructeur de documents avec alimentation automatique des feuilles.

• Capacité du bac : en fonction du nombre de dossiers que vous devez détruire chaque jour, adaptez votre choix en fonction de la capacité du bac de réception des particules. 

Caractéristiques supplémentaires : 

• Fonction anti-bourrage : cette fonction peut être utile pour éviter les interruptions pendant la destruction des documents. 

• Fonction silencieuse : un appareil silencieux peut être préférable si vous travaillez dans un environnement dans lequel le bruit peut être une préoccupation. 

• Indicateur de sécurité : Certains modèles viennent avec des indicateurs qui signalent lorsque le bac est plein ou si l’appareil nécessite une maintenance.

• Économie d’énergie : les modèles modernes offrent souvent des fonctions d’économie d’énergie, ce qui peut être un plus pour votre entreprise sur le long terme. 

Aspects légaux et conformité : 

Certains destructeurs de documents fournissent une documentation qui atteste que la destruction a été effectuée conformément aux normes de sécurité, ce qui peut être utile pour des audits ou pour prouver la conformité à des réglementations. 

Se protéger du RGPD mais à quel prix ? 

Destructeur de documents : 

• Cout d’un destructeur de documents : Le cout d’un broyeur papier professionnel avec un niveau de sécurité élevé (minimum P-4) peut varier fortement en fonction de ses capacités et de sa puissance, afin de donner une fourchette de prix, cela varie généralement entre 300€ et 2000€.

• Cout d’exploitation : L’achat de sacs et d’huile pour bloc de coupe ou encore de réparation doivent être pris en compte même si leur coût reste minime, si votre destructeur est adapté à l’utilisation que vous en avez, ils sont conçus pour durer dans le temps et donc plus rentable sur le long terme. 

Service de destruction d’archive : 

• Cout par unité : Certains services facturent par boite ou par kilogramme de documents à détruire. Les coûts peuvent varier, mais attendez-vous à payer entre 5 et 20 euros par boite selon le niveau de service.

• Services supplémentaires : Des coûts supplémentaires peuvent s’ajouter pour le transport des documents, la mise à disposition de conteneurs sécurisés, ou la fourniture de certificats de destruction. 

En fonction du volume de dossiers que vous avez à détruire, un destructeur de documents professionnel peut être un investissement sur le long terme et vous sera moins couteux, si vous n’avez besoin de détruire des documents que de manière occasionnelle, alors un service de destruction d’archives ou un petit destructeur de documents peut être plus rentable. 

Contactez-nous ! 

Pour toute demande ou renseignement supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe de professionnels basée à Reims dans la Marne se fera un plaisir de vous aiguiller pour vos besoins de destruction de données sensibles. 

De plus, nous proposons également un suivi pour tous les entretiens ou réparations sur vos destructeurs de documents, alors, contactez-nous au 03.26.50.06.66 ou remplissez notre formulaire de contact !