Rapports détaillés, fiches clients, CV : les documents qui circulent au sein d’une entreprise sont innombrables et de diverses natures. Qu’ils soient présents sur papier ou stockés sur un disque dur, leur utilisation et leur temps de conservation varient en fonction des informations traitées. Il est donc tout à fait légitime de vous demander à partir de quand devez-vous détruire des documents et que dit la loi ?

Top Destructeur vous en dit plus sur la destruction de documents !

Que dit la loi concernant la destruction de documents dans une entreprise ?

Lorsque vous êtes à la tête d’une entreprise, avant même de vous demander « à partir de quand devez-vous détruire des documents ?», il convient de se demander si vous devez les conserver et combien de temps.

En effet, légalement, vous êtes tenus de conserver certains documents en cas de contrôle. Si les durées peuvent varier, elles sont toutefois bien précises. Par exemple, vous devez conserver les fiches de paies de vos salariés pendant 5 ans. Le temps légal arrivant à termes, vous pourrez archiver ou détruire les documents en utilisant le matériel adapté comme un destructeur de document.

Mais alors, quand devez-vous détruire des documents ? Sachez que dans certains cas bien précis, vous avez l’obligation de détruire certains papiers ou certaines informations !

Quand devez-vous détruire des documents papier ou des supports numériques ?

Si vous avez le DROIT de détruire certains documents une fois les délais légaux écoulés, vous avez également le DEVOIR d’en détruire d’autres ! 

Pour répondre à la question « quand devez-vous détruire des documents ? », il convient notamment de s’intéresser au RGPD. Ce dernier nous apprend que les documents traitant de données personnelles relatives à une personne/entité clairement identifiable ont une durée maximale de conservation.

La destruction intervient alors si vous n'exploitez plus les données de la base active ou d’archivage intermédiaire, qu'elles ne sont plus nécessaires et que le délai légal, ou fixé officiellement en interne, arrive à son terme. Par exemple, vous pouvez conserver le CV d’un candidat non retenu pendant 2 ans maximum selon la CNIL. Dans certains cas comme la destruction de passeports, des certificats de destruction sont à fournir. Si vous ne détruisez pas ce type de données, vous vous exposez alors à des sanctions ! Sachez que vous pouvez en effet faire l'objet de contrôles.

Pour répondre à la question quand devez-vous détruire des documents, nous pourrions donc répondre :

• Lorsque ces derniers ne sont plus utilisés,
• Lorsqu'ils atteignent le délai de conservation légal,
• Lorsqu'ils concernent des informations sensibles, confidentielles ou encore des données personnelles.

Bien choisir votre destructeur de documents

Vous savez désormais à quel moment détruire des documents et vous souhaitez investir dans un broyeur papier à Reims ? Vous devez alors faire votre choix selon plusieurs critères. Pensez par exemple au support à détruire et au niveau de sécurité nécessaire. N’hésitez pas à consulter nos 5 conseils pour déterminer le niveau de sécurité nécessaire de votre destructeur de documents.

Grâce à cet article, vous savez à présent répondre à la question « Quand devez-vous détruire des documents sensibles ou confidentiels ? ». Contactez nos experts pour des informations complémentaires sur votre future déchiqueteuse à papier !