Existe-t-il une obligation légale concernant la destruction de documents ? La réponse est oui ! En réalité, plusieurs règles s’appliquent dans le domaine. En tant que chef d’entreprise, vous devez notamment respecter la RGPD. Si vous travaillez pour l’administration ou une collectivité territoriale, des règles strictes doivent également être suivies. Dans ce contexte, TOP Destructeur vous apporte tout de suite un éclairage par rapport à la loi !

Des délais à respecter pour la conservation des documents

Tout d’abord, sachez qu’il existe des délais à respecter quant à la durée de conservation des documents. Les entreprises tout comme les administrations doivent alors se conformer aux règles, imposées par la loi française.

Notez cependant que les délais varient selon la nature des papiers et l’obligation légale concernant la destruction de documents. Par exemple, une entreprise doit conserver un contrat commercial durant 5 ans. Il en va de même pour les bulletins de paie des employés, les contrats de travail, les documents relatifs aux primes, indemnités, soldes de tout compte, etc.

En parallèle, d’autres documents doivent être conservés moins longtemps comme la déclaration en douane (3 ans) ou encore la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur (2 ans). A l’inverse, les entreprises doivent conserver certains papiers plus longtemps : livre et registre comptable (10 ans), bon de commande (10 ans), facture client (10 ans), etc.

Pour préciser, la liste s’avère ici non exhaustive. Cela étant dit, vous pourrez trouver la liste de tous les documents et les durées de conservation imposées sur le site du gouvernement.

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Documents papiers : les risques pour les entreprises et les administrations

Sans parler de l’obligation légale concernant la destruction de documents, notez que les entreprises et administrations courent certains risques relatifs à la fuite d’informations plus ou moins sensibles. Au sein de votre structure, vous et vos équipes gérez probablement au quotidien de nombreux papiers, que ce soient des bulletins de paie, des factures, des documents commerciaux, etc.

Or, ces documents peuvent contenir des informations plus ou moins sensibles. Ainsi, nous pouvons qualifier certains documents d’ultraconfidentiels alors que d’autres n’ont que peu d’importance.

Dans ce contexte, une mauvaise gestion des documents peut s’avérer préjudiciable pour toute entreprise ou administration. En l’occurrence, celle-ci pourrait par exemple laisser échapper des secrets professionnels et perdre un avantage concurrentiel ou mettre à mal un projet. De même, elle pourrait divulguer des informations sur ses clients ou employés et les mettre dans une position délicate : arnaque, usurpation d’identité ou autre.

Les entreprises et administrations courent ainsi divers risques. L’obligation légale concernant la destruction de documents a donc pour but de les protéger de l’ensemble de ces dangers. 

Fuite d’informations : des conséquences pénales

Au-delà des risques commerciaux, la fuite d’informations confidentielles pourrait avoir de lourdes conséquences pénales.

Selon l’article 226-22 du code pénal, « Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. ».

De surcroît, selon l’article 226-20 du code pénal, conserver des données personnelles plus longtemps que le délai de conservation prévu expose à 5 ans d’emprisonnement et à 300 000 euros d’amende.

Le moment venu, il convient donc de détruire les documents papiers de manière appropriée grace à une machine à détruire le papier par exemple. Comme vous l’imaginez, les jeter simplement à la poubelle s’avère insuffisant pour respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents.  

Des employés pas toujours conscients des risques

Tous les employés ne sont pas forcément conscients qu’il existe une obligation légale concernant la destruction de documents. D’ailleurs, tous les salariés ne mesurent pas les risques relatifs à une fuite d’informations.

En effet, selon une étude, seuls 1 salarié sur 3 a conscience de mettre son entreprise en danger en jetant des documents directement à la poubelle. Or, 8 fois sur 10, les documents jetés ont un caractère confidentiel. En parallèle, seuls 7% des employés pensent que la poubelle de leur entreprise est fouillée.

Comme vous le comprenez, il convient probablement de mener une certaine pédagogie auprès de vos équipes. En effet, il est sans doute important de les sensibiliser sur les risques liés aux documents et sur l’obligation légale concernant la destruction de documents.

Zoom sur le RGPD : règlement général de la protection des données

Sans doute, avez-vous entendu parler de la RGPD, soit le règlement général de la protection des données. En l’occurrence, notez que cette règlementation s’applique à toutes les données personnelles, que vous seriez susceptible de collecter sur vos clients. Ainsi, vous avez l’obligation de protéger les données de vos clients, en empêchant leur divulgation. Si cela impacte la collecte et gestion des données numériques, cela concerne aussi les informations récoltées sur papier.

Ainsi, vous devez intégrer la RGPD dans la gestion de l’ensemble de vos documents. Dans ce contexte, vous devez également suivre chaque obligation légale concernant la destruction de documents. Une fois la durée d’utilité légale dépassée, vous devez donc vous assurer de la destruction du document. En l’occurrence, il conviendra de procéder à un micro-déchiquetage pour être en conformité avec la loi.

A savoir, cette règle concerne les entreprises mais également les administrations, qui doivent respecter la même obligation légale concernant la destruction de documents.

Obligation légale concernant la destruction de documents : comment la respecter ?

Vous vous demandez comment respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents ? Sachez alors que cela nécessite tout d’abord une bonne organisation et une bonne gestion de vos documents. En l’occurrence, il convient notamment d’identifier chaque document en fonction de son niveau de confidentialité. Et selon ce critère, il faudra employer une méthode de destruction adéquate. Bien évidemment, il faudra alors vous équiper d’un matériel approprié : une ou plusieurs déchiqueteuses de documents.

N'hésitez pas à lire notre article sur "5 conseils pour déterminer le niveau de sécurité nécessaire de votre destructeur de documents"

La classification de vos documents

Pour bien respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents, il convient tout d’abord de les classifier de manière correcte. En l’occurrence, certains documents s’avèrent plus sensibles que d’autres. Dans ce contexte, vous pouvez différencier vos papiers selon quatre codes : C0 ou NC, C1, C2 ou encore C3.

Documents CO ou NC

Le sigle NC signifie « Non Classifié ». Autrement dit, ces documents n’ont rien de sensibles. Ils peuvent circuler sans problème à l’extérieur de l’entreprise. Ainsi, ils peuvent tout simplement être jeté à la poubelle, sans précaution particulière.

Documents C1

Les documents de type C1 représentent les documents destinés à l’usage interne. Il s’agit du niveau de confidentialité par défaut, que vous pouvez appliquer aux documents, qui contiennent des informations, qui ne doivent pas sortir de l’entreprise. Pour détruire ce genre de papier, vous pouvez utiliser un destructeur de papiers de sécurité P2.

Documents C2

Ensuite, les documents regroupent les documents sensibles, dont la diffusion doit être restreinte. Les informations présentes sur ces documents doivent être communiquées uniquement à certaines personnes. Pour préciser, celles-ci peuvent être internes ou externes à l’entreprise. Dans ce contexte, une violation de la confidentialité de ces documents peut amener plusieurs conséquences négatives dont des poursuites judiciaires.

Pour respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents, il conviendra alors d’utiliser une déchiqueteuse de sécurité P3.

Documents C3

Enfin, le niveau de confidentialité C3 constitue le niveau de confidentialité le plus important pour un document. De tels documents contiennent effectivement des informations tout à fait secrètes, qui mettraient à mal les intérêts stratégiques de l’entreprise, si elles étaient perdues ou usurpées. Seules certaines personnes ne doivent avoir accès aux informations contenues dans ces documents. Dans ce contexte, ces documents doivent être détruit à l’aide d’un destructeur de document de sécurité P5.

L’achat d’équipements appropriés

Pour respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents, vous devez ensuite bien évidemment investir dans du matériel. Plus exactement, il vous faudra acquérir une ou plusieurs broyeur de papiers. La taille de votre entreprise et le nombre de documents à traiter chaque semaine conditionnera votre choix. Il en va de même par rapport au niveau de confidentialité des documents à détruire. Et bien évidemment, vous devez acheter des équipements compatibles avec le type de documents à détruire : feuilles de papier, cartes en plastiques ou autres.

Fournissez-vous chez Top Destructeur

Vous avez besoin de vous équiper en matière de déchiqueteuses de papiers afin de respecter l’obligation légale concernant la destruction de documents ? Vous pouvez dans ce cas vous tourner vers Top Destructeur, spécialisé dans la vente de destructeurs de documents.

A savoir, nous commercialisons des destructeurs de sécurité P2, de sécurité P3, de sécurité P4, de sécurité P5 et même de sécurité P6. Quel que soit le niveau de confidentialité de vos papiers, nous pouvons vous fournir le bon appareil pour les détruire en conformité avec l’obligation légale concernant la destruction de documents.

En parallèle, notez que notre catalogue dispose également de destructeurs de médias, qui permettront de vous débarrasser de vos CD, DVD, cartes de crédits, cartes de fidélité…

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